Dans un monde où la digitalisation s’accélère, de nombreuses entreprises se tournent vers des partenaires externes pour compléter leurs capacités techniques. Cette stratégie permet non seulement de combler des besoins spécifiques, mais aussi de gagner en coûts, flexibilité et agilité. Chez RFC Digital, nous avons accompagné plusieurs acteurs qui cherchaient à renforcer leurs équipes techniques, dont Lysi, une société technologique américaine spécialisée dans les intégrations IPAAS, en mettant à sa disposition une Régie technique externalisée. Cet article, rédigé par Mohamed, responsable technique en charge du projet, partage les enseignements, défis et bonnes pratiques d’une telle collaboration.
Comprendre les besoins spécifiques du donneur d’ordre
Lysi, acteur innovant dans l’intégration des technologies et des processus métiers, avait besoin de renforcer ses équipes pour répondre à une montée en charge rapide. L’objectif était d’intégrer progressivement une régie dédiée de 10 experts, capable de collaborer étroitement avec ses CDP basés aux États-Unis. Les exigences étaient claires :
- Technologies maîtrisées : Expertise sur des outils IPAAS comme Celigo et Workato, ainsi que sur les plateformes e-commerce (Shopify, Magento, Amazon) et CRM/ERP (Salesforce, Netsuite).
- Collaboration agile : Une synergie efficace entre des équipes distantes sur des fuseaux horaires différents.
- Performance et fiabilité : Des livrables de haute qualité dans des délais serrés.
Challenges de la mise en place d’une régie technique
Recrutement et structuration de l’équipe
Assembler une équipe compétente en un temps record était le premier défi. Nous avons mis en place des processus de sourcing et des outils de tests techniques rigoureux, permettant de shortlister rapidement les profils les plus pertinents pour validation par Lysi. Cette approche structurée nous a permis de constituer une équipe comprenant un team lead, un chef de projet et huit développeurs spécialisés, chacun sélectionné pour ses compétences techniques et sa capacité à évoluer dans un environnement international.
Intégration des équipes distantes
La coordination avec les équipes américaines nécessitait une gestion rigoureuse des fuseaux horaires, des outils de communication adaptés, et des processus collaboratifs efficaces.
Gestion des processus métier complexes
Les projets d’intégration IPAAS de Lysi exigeaient une compréhension approfondie des processus métiers de leurs clients, essentiellement dans le domaine de l’e-commerce. Cela impliquait une collaboration étroite avec les parties prenantes pour traduire leurs besoins en solutions techniques robustes et évolutives.
Méthodologie et approche de RFC Digital
Pour garantir une collaboration fluide et efficace, nous avons adopté une méthodologie structurée, centrée sur la transparence, la communication et l’agilité. Tout d’abord, un kick-off meeting a été organisé avec Lysi pour aligner les attentes, définir les priorités et établir une feuille de route claire. Ainsi, cette étape cruciale a permis d’identifier les livrables, les échéances et les rôles de chacun. De plus, elle a posé les bases d’une collaboration bien coordonnée dès le départ.
Utilisation d’outils collaboratifs
Nous avons intégré des outils performants pour une gestion optimisée des projets :
- Slack pour la communication en temps réel.
- Jira pour le suivi des tâches et la gestion des sprints.
- Zoom pour les réunions hebdomadaires et les revues de projet.
Ces outils ont permis une coordination fluide et un suivi précis des progrès.
Une approche agile
Nous avons adopté une méthodologie agile, divisant le projet en sprints de trois semaines. Chaque sprint incluait une revue détaillée pour valider les livrables, ajuster les priorités, et recueillir les retours des parties prenantes.
Transfert de connaissances continu
Contrairement à une documentation centralisée à notre charge, ce sont les équipes de Lysi qui ont documenté leurs processus, permettant à notre équipe de suivre des standards précis et cohérents tout au long du projet.
Bonnes pratiques pour une collaboration réussie à distance
- Comprendre les priorités du client
Avant même de coder, il est essentiel de comprendre les objectifs métiers et les priorités stratégiques. Pour Lysi, cela signifiait intégrer parfaitement les outils IPAAS dans les flux métiers de ses clients et pouvoir délivrer rapidement des résultats aux chefs de projets. - Établir une communication transparente
La communication fluide est la clé d’une collaboration réussie. Nous avons instauré des points quotidiens avec le team lead pour traiter les encours et éviter les effets tunnel, notamment en phases critiques de déploiement. - Maintenir un haut niveau de qualité
Chaque livrable a été soumis à des tests fonctionnels et techniques rigoureux. Notre objectif : garantir des workflows fonctionnels dès la première livraison et minimiser les retours du chef de projet client. - S’adapter aux différences culturelles et de travail
Travailler avec des équipes internationales implique de respecter les différences dans les approches. Chez Lysi, nous avons équilibré la rigueur exigée par les account managers avec la flexibilité nécessaire à la résolution des imprévus techniques.
Résultats obtenus
- Accélération des projets d’intégration : Les délais de livraison ont été réduits de 30 %, permettant à Lysi de répondre rapidement aux besoins de ses clients.
- Qualité des intégrations IPAAS : Les workflows déployés sur Celigo et Workato ont assuré une synchronisation fluide entre les systèmes e-commerce, CRM et ERP.
- Flexibilité et réactivité : La régie technique a offert une flexibilité maximale, permettant de mobiliser des ressources supplémentaires lorsque nécessaire.
- Satisfaction client : Les retours positifs des parties prenantes ont confirmé l’efficacité de la régie et la qualité des livrables fournis.
Enseignements clés
Mettre en place une régie technique efficace pour un client international nécessite une combinaison de rigueur, d’agilité et de communication malgré les difficultés qui peuvent être rencontrées. Les points à retenir sont :
Investir dans la planification initiale : Une vision claire dès le départ garantit un projet structuré.
Prioriser la qualité de la communication : Les outils et processus de collaboration doivent être adaptés et solides.
Maintenir une flexibilité organisationnelle : Les projets évoluent, et les équipes doivent s’adapter rapidement.
