Pourquoi devriez-vous mettre en place une Digital Workplace ?

La Digital Workplace, pierre angulaire de la nouvelle entreprise

L’essor du digital transforme radicalement les modes de collaboration dans l’entreprise. La Digital Workplace trouve sa place dans cette accélération fulgurante des échanges et la transformation des marchés. Elle s’annonce comme la pierre angulaire des organisations productives et innovantes. La crise sanitaire du Covid-19 a confirmé toute son importance pour assurer la continuité des activités des entreprises face à l’imprévu.

Qu’est-ce que la Digital Workplace ?

  • La Digital Workplace constitue un ensemble de plateformes et d’outils dans un environnement de travail numérique unifié.
  • La Digital Workplace règle l’intégralité des collaborations à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.
  • La Digital Workplace intègre l’ensemble des outils de collaborations et les pratiques relationnelles de l’entreprise d’aujourd’hui : messageries, annuaires, forums de réflexion, outils bureautiques et solutions de collaboration virtuelle… Elle se différencie de l’intranet qui gère uniquement les communications internes.

Quels sont les bénéfices de la Digital Workplace ? 

Les retombées positives de la transformation digitale d’une entreprise sur ses performances sont indéniables. Elle lui permet une longueur d’avance sur sa concurrence en concentrant ainsi ses efforts sur l’innovation et la création de la valeur ajoutée, et ce à travers une rupture avec les process vétustes qui retardent le développement et l’innovation.

Quels sont les éléments constitutifs d’un audit de transformation numérique ? 

L’adoption d’une Digital Workplace procure à l’entreprise des avantages concrets. Elle augmente l’agilité et la résilience des organisations face au changement. Les systèmes numériques et non-numériques sont intégrés dans un environnement digital unique

  • L’instauration d’une gestion centralisée et sécurisée des échanges assure le contrôle et la sécurité des flux d’information
  • La connexion permanente à la plate-forme unifiée accroît la mobilité et la collaboration des collaborateurs
  •  La collaboration renforcée encourage l’innovation, attire de meilleurs talents et renforce la culture d’entreprise
  • La normalisation des processus de travail réduit le temps de traitement des données et d’exécution des tâches. Elle augmente la productivité.
  • La concentration des savoirs dans le réseau interne simplifie l’accès à la capitale connaissance de l’entreprise
  • L’empreinte numérique liée à la congestion des boîtes mail est allégée.

Des chiffres qui parlent

Selon Statista, 55% des données d’entreprise restent en moyenne inutilisées. La Digital Workplace constitue une opportunité majeure d’en améliorer la gestion.

La compagnie Oracle affirme que la mise en place de son Digital Workflow lui a permis d’économiser un millions de dollars, ses économies actuelles dépassant les 4,5 millions. Bien mis en œuvre, la Digital Workflow procure des bénéfices supérieurs à la dépense initiale.

Gartner prévoit que 30% de l’avantage compétitif des organismes résultera de leur capacité à se servir avec créativité des technologies émergentes. 58,8% de décideurs IT déclarent déjà utiliser une stratégie de Digital Workplace.

Comment mettre en place la Digital Workplace ?

Comme toutes les innovations stratégiques ambitieuses, la mise en place de la Digital Workplace commence par une analyse stratégique de son environnement de travail. Cette première étape vise à comprendre le niveau de maturité numérique et à identifier les opportunités majeures d’amélioration. L’implémentation de la Digital Workplace nécessite aussi un accompagnement averti des exigences de sécurité liées à l’environnement connecté.

Les enjeux-clés de la Digital Workplace sont à étudier sous quatre angles :

  1. Usages. La conception d’une Digital Workplace adaptée nécessite de cartographier les types d’utilisation, les flux d’information, les utilisateurs cibles et l’évolution possible des usages. Plus l’analyse est fine, plus la Digital Workplace conçue pourra être hybride, adaptée et adoptée par les collaborateurs et le management.
  2. Technologie. En tant que boîte à outils digitale, la Digital Workplace rend possible toutes les activités au sein de l’entreprise et joue donc un rôle clé dans la transformation des pratiques : messageries, outils de crowdsourcing, de productivité et de collaboration, dématérialisation de procédures, connectivité, applications métiers et interfaces de mobilité. La technologie doit être adaptée aux usages multiples des utilisateurs, simple à adopter et suffisamment ergonomique pour résister et s’adapter aux usages.
  3. Contrôle. La mise en œuvre de la Digital Workplace doit renforcer la gouvernance et la sécurité de l’organisme en intégrant, dès sa conception, une réflexion sur l’alignement de la gestion des données digitales et non-digitales, la sécurité des flux et usages d’information, les rôles et responsabilités des parties prenantes, la conformité des pratiques avec les réglementations internes et sectorielles en vigueur.
  4. Enjeux métier. La Digital Workplace doit être adaptée aux besoins des métiers : réduction des coûts, augmentation de la productivité, optimisation des processus RH, amélioration de la mobilité, de l’expérience utilisateur et de la satisfaction globale des équipes.

La capacité de la culture managériale à conduire le changement est déterminante dans la réussite de la mise en place de la Digital Workplace et requiert une stratégie d’implémentation attentionnée. Selon Gardner, seulement 9% de la main d’œuvre actuelle aurait un niveau de dextérité digitale élevé. L’accompagnement et la formation des utilisateurs dans la transition vers le nouvel environnement de travail sont donc essentiels pour assurer la transformation globale et sans risque des pratiques. Une stratégie d’accompagnement sur la durée et de gestion des risques permettra à l’organisation de jouir pleinement des bénéfices d’un environnement digital unifié : expérience client supérieure, agilité et adaptabilité augmentées, time-to-market accéléré.

Cinq bonnes questions à se poser

  • Quels sont les objectifs et enjeux prioritaires ?
  • Quelle est la meilleure façon de faire adopter les nouveaux outils ?
  • Comment structurer les communications pour assurer la transparence et la gestion de crise ?
  • Quels sont les risques liés à l’installation du nouvel environnement et comment les mitiger ?
  • De quelles informations les collaborateurs auront-ils besoin au cours du processus ?

A retenir avant de se lancer

  • La Digital Workplace offre de nombreux avantages, à l’intérieur de l’organisme comme dans ses rapports avec les interlocuteurs externes.
  • Pour répondre aux enjeux de transformation des modes de travail, l’intégration de la Digital Workplace repose sur une analyse robuste de la maturité des systèmes en place ainsi que des axes d’amélioration et des objectifs d’évolution long terme de l’organisme.
  • La mise en place de la Digital Workplace requiert une stratégie d’implémentation basée sur l’accompagnement, la formation et la gestion des risques liés à l’environnement digital intégré.
  • La Digital Workplace est évolutive. Elle est capable d’accueillir les technologies émergentes.

La Digital Workplace est évolutive. Elle est capable d’accueillir les technologies émergentes.